Der Speicher ist zum Aufbewahren der Nachrichten vorgesehen, die KSMG vor der Verarbeitung speichert. Wenn auf die Nachricht eine Regel angewendet wird, in deren Einstellungen das Kontrollkästchen Ursprüngliche Nachricht in den Speicher verschieben aktiviert ist, verschiebt die Anwendung unabhängig von der festgelegten Aktion vor ihrer Ausführung das Original der Nachricht in den Speicher. Nachrichten werden gemeinsam mit den Anhängen in den Speicher verschoben.
Die Zugriffsrechte auf die Nachrichten im Speicher sind eingeschränkt, um die Sicherheit des Servers von KSMG zu gewährleisten.
Privilegierte Benutzer können bei Vorhandensein entsprechender Berechtigungen die Informationen über alle Nachrichten anschauen, die sich im allgemeinen Speicher befinden, und Aktionen auf diese anwenden. Im Speicher befindliche Nachrichten können in der Web-Oberfläche der Anwendung angezeigt, auf den eigenen Computer heruntergeladen und per E-Mail versendet werden.
Ein privilegierter Benutzer der Anwendung kann zusätzlich folgende Aktionen mit den Nachrichten im allgemeinen Speicher ausführen:
Im persönlichen Benutzermodus werden im persönlichen Speicher neben Informationen zu Nachrichten des aktuellen Benutzers auch Informationen zu Nachrichten aus Gruppenpostfächern angezeigt, auf die der aktuelle Benutzer Zugriff hat. Nachrichten aus Gruppenpostfächern werden in separaten Abschnitten des persönlichen Speichers gespeichert, deren Namen der Postanschrift des Gruppenpostfachs entsprechen. Der persönliche Speicher zeigt nur die Nachrichten jener Gruppenpostfächer an, die sich in der gleichen Active Directory-Domäne befinden wie das Benutzerkonto.
Standardmäßig beträgt die maximale Größe des Backup-Speichers 7 GB. Sobald die Größe des Speichers den standardmäßig festgelegten Grenzwert überschreitet, löscht die Anwendung die ältesten Nachrichten aus dem Speicher. Sobald die Größe des Speichers unter den Grenzwert fällt, stellt die Anwendung das Löschen von Nachrichten aus dem Speicher ein.