备份的目的是存储 KSMG 在处理之前保存的邮件。如果在设置中选中 将原始邮件放入备份 复选框的规则被应用到邮件，则原始邮件将置于备份区中，不管指定操作如何。邮件与附件一起放入备份区中。
备份区中的邮件访问权限受限，以确保 KSMG 服务器的安全。
拥有相应权限的特权用户可以查看共享备份区中所有邮件的信息，并对这些邮件执行操作。备份区中的邮件可以在应用程序 Web 界面中查看、下载到用户计算机或通过电子邮件发送。
应用程序的特权用户还可以对共享备份区中的邮件执行以下操作：
在个人用户模式下，个人备份将显示有关当前用户的消息以及当前用户有权访问的组邮箱中的消息的信息。来自组邮箱的消息存储在个人备份的单独部分中，其名称与组邮箱的电子邮件地址相对应。个人备份仅显示与用户账户属于同一 Active Directory 域的组邮箱的邮件。
默认的最大备份空间为 7 GB。只要备份区大小超过默认阈值，应用程序就会开始从备份区中删除最早的邮件。当备份区大小再次低于阈值时，应用程序会停止从备份区删除邮件。