備份的目的是儲存 KSMG 在處理之前儲存的郵件。如果在設定中所選的 將原始郵件放入備份 核取方塊的規則套用到郵件，則不管指定動作如何，原始郵件都將置於備份區中。郵件與附件一起放入備份區中。
備份區中的郵件存取權限受限，以確保 KSMG 伺服器的安全。
擁有相應權限的特權使用者可以檢視共用備份區中所有郵件的資訊，並對這些郵件執行操作。備份區中的郵件可以在應用程式 Web 介面中檢視、下載到使用者電腦或透過電子郵件傳送。
應用程式的特權使用者也可以對共用備份區中的郵件執行以下操作：
在個人使用者模式下，個人備份將顯示有關目前使用者的訊息以及目前使用者有權存取的群組郵箱中的訊息的資訊。來自群組郵箱的訊息儲存在個人備份的單獨部分中，其名稱與群組郵箱的電子郵件地址相對應。個人備份僅顯示與使用者帳戶屬於相同 Active Directory 網域的群組信箱的郵件。
預設的最大備份空間為 7 GB。只要備份區大小超過預設閾值，應用程式就會開始從備份區中刪除最早的郵件。當備份區大小再次低於閾值時，應用程式會停止從備份區刪除郵件。