Kategorie mit Dokumentzitaten hinzufügen
18. Mai 2024
ID 101937
Um eine Kategorie mit Dokumentzitaten hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie die Management-Konsole.
- Wählen Sie in der Knotenstruktur der Management-Konsole den Knoten Kategorien und Richtlinien.
- Klicken Sie in der Ergebnisleiste des Knotens auf die Schaltfläche Neue Kategorie und wählen Sie in der Dropdown-Liste mit den Kategorientypen den Punkt Zitate aus Dokumenten.
Das Fenster Kategorie-Einstellungen wird geöffnet.
- Geben Sie der Kategorie im Feld Name einen Namen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen und wählen Sie eine Datei / Dateien aus, die vor Datenverlust geschützt werden sollen.
Das Programm unterstützt die Arbeit mit Dateien, aus denen Textdaten extrahiert werden können (beispielsweise, DOC, DOCX, ODT, ODP, PDF, PPT, PPTX, RTF, TXT) Dokumente, deren Gesamtumfang 2 GB überschreitet, sollten nicht zur Kategorie hinzugefügt werden.
- Bei Bedarf ändern Sie in der Liste mit Scrollbox Mindestanzahl von übereinstimmenden Fragmenten die Anzahl der Fragmente von Dokumenten, die das Programm in den Dateien, die auf SharePoint weitergeleitet und gespeichert werden, finden soll.
- Geben Sie im Feld Kommentare Zusatzinformationen an, die sich auf die Daten in der Kategorie bezieht, beispielsweise, Link zum Dokument, welches die Richtlinien der korporativen Datensicherheit reguliert.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
Das Programm wandelt die Textdaten aus den Dateien in Fragmente um. Wenn beim Erstellen der Kategorie einige Dateien nicht verarbeitet werden konnten, zeigt das Programm eine Liste mit diesen Dateien mit Informationen über die Verarbeitungsfehler.
Das Programm speichert in der Kategorie keine Originaldokumente oder Teile dieser Dokumente. Es ist nicht möglich, auf der Grundlage der Fragmente Originaldokumente oder Teile dieser Dokumente, die zur Kategorie hinzugefügt wurden, wiederherzustellen oder zu lesen.
Die neue Kategorie für die Suche von Dokumentzitaten wird in der Liste der Kategorien und Richtlinien angezeigt.