Création et modification d'une catégorie pour la recherche de citations dans les documents

Pour créer ou modifier une catégorie permettant la recherche de citations dans les documents, procédez comme suit :

1. Dans l'arborescence de la Console de gestion, sélectionnez l'entrée Catégories et stratégies.
2. Réalisez une des actions suivantes :
   • Si vous souhaitez créer une nouvelle catégorie pour la recherche de citations dans les documents, appuyez sur le bouton Nouvelle catégorie. Sélectionnez ensuite l'option Citations tirées de documents dans le menu déroulant des types de catégorie.
   • Si vous souhaitez modifier une catégorie existante pour la recherche de citations dans les documents, sélectionnez-la dans la liste des catégories et des stratégies, puis appuyez sur le bouton Paramètres.

   Une fenêtre affichant les paramètres de la catégorie s'ouvre.

3. Indiquez le nom de la catégorie dans le champ Nom.
4. Appuyez sur le bouton Ajouter et sélectionnez le ou les document(s) dont les citations doivent être surveillées dans les messages et les pièces jointes.

   L'application prend en charge l'utilisation de fichiers à partir desquels il est possible de sélectionner du texte normalisé (par exemple, DOC, DOCX, ODT, ODP, PDF, PPT, PPTX, RTF, TXT) d'une longueur d'au moins 1 000 caractères. La longueur du texte normalisé (en caractères) désigne le nombre de caractères alphanumériques dans le texte sans tenir compte des espaces, des signes de ponctuation et des caractères spéciaux. La longueur du texte extrait des fichiers peut différer du nombre de caractères compté dans d'autres applications comme Microsoft Word.

   Il est recommandé que la taille des documents téléchargés dans une catégorie n'excède pas 2 Go.

   Dans l'ensemble de données de la catégorie, l'application n'enregistre pas de documents sources ou de partie de ces documents. À partir de l'ensemble de données créé dans la catégorie, il est impossible de restaurer ou de lire les documents sources ou une partie de ces documents.

5. Pour supprimer les documents inutiles de la liste, sélectionnez-les et appuyez sur le bouton Supprimer.
6. Dans le champ Commentaires, indiquez des informations complémentaires associées à la catégorie, par exemple le lien vers le document règlementant la sécurité de l'information dans l'organisation.
7. Cliquez sur le bouton OK.

L'application commence à créer l'ensemble de données de la catégorie à partir des documents ajoutés à celle-ci. Si certains documents n'ont pas été traités lors de la création de l'ensemble de données, l'application affiche la liste de ces documents ainsi que les informations sur les erreurs de traitement. La nouvelle catégorie ou la catégorie modifiée pour la recherche de citations dans les documents s'affiche dans la liste des catégories et des stratégies.

Pour que l'application commence à utiliser la nouvelle catégorie ou la catégorie modifiée pour la recherche de citations dans les documents, il faut créer une stratégie à partir de la catégorie.