Recherche de données sur des sites SharePoint
18 mai 2024
ID 82796
La recherche de données permet d'analyser les fichiers situés sur les sites SharePoint et d'y rechercher la présence de données appartenant à des catégories définies.
La recherche de données vous permet d'effectuer les tâches suivantes :
- Identifier tous les sites SharePoint sur lesquels sont actuellement conservées des fichiers contenant des données de catégories.
- Analyser quand vous le souhaitez les sites SharePoint et y rechercher la présence de fichiers contenant des données appartenant à des catégories définies. Par exemple, vous pouvez obtenir des informations sur des fichiers contenant des données financières ou personnelles sur des collaborateurs situés à un emplacement inapproprié.
- Rechercher sur SharePoint des fichiers définis à l'aide des catégories de données. Par exemple, vous pouvez rechercher un fichier dont vous ignorez le nom ou le format mais dont vous connaissez le type d'informations contenues ou l'emplacement sur un site SharePoint.
La charge sur les serveurs SharePoint augmente lors de la recherche de données. Afin de maintenir l'équilibre de la charge, l'administrateur peut limiter la liste des serveurs SharePoint sur lesquels la recherche de données est disponible. Si, dans le tableau des tâches, la colonne Etat située en face de la tâche exécutée affiche le message Aucun serveur accessible, adressez-vous à l'administrateur afin d'obtenir les autorisations pour le lancement de la tâche. L'administrateur apporte les modifications dans la configuration des paramètres du Module DLP.
Administration des tâches de recherche
La recherche de données sur les sites SharePoint est réalisée à l'aide de tâches de recherche.
Vous pouvez configurer les paramètres suivants pour chacune des tâches :
- type d'analyse (complète ou incrémentielle) ;
- catégories de données selon lesquelles la recherche est effectuée ;
- sites SharePoint sur lesquels la recherche est effectuée ;
- mode et planification du lancement de la tâche ;
- actions de l'application en cas de détection de fichiers correspondant aux critères de recherche.
En cas de détection de fichiers, l'application peut créer des incidents et consigner les informations sur l'événement dans le journal des événements Windows.
Vous pouvez ajouter plusieurs tâches de recherche afin de pouvoir rechercher la présence de fichiers contenant des données de plusieurs catégories sur plusieurs sites SharePoint. Si nécessaire, vous pouvez modifier les paramètres de la tâche de recherche.
Si les catégories de données sélectionnées pour la recherche sont modifiées pendant la recherche (par exemple, suppression de mots-clés ou ajout de nouvelles données tabulaires), l'application poursuivra la recherche des fichiers en appliquant les modifications apportées aux catégories de données. L'application n'analyse qu'une seule fois les fichiers détectés.
L'application exécute la recherche en arrière plan. Quelle que soit la planification du lancement d'une tâche de recherche, vous pouvez la lancer ou la suspendre manuellement à n'importe quel moment.
L'application n'analyse pas les fichiers système lors de la recherche.
La progression de la tâche est matérialisée par un indicateur. L'indicateur affiche le pourcentage de fichiers analysés par rapport au nombre total de fichiers stockés sur les sites SharePoint sélectionnés.
Optimisation de la recherche de données
Lors des lancements suivants de la tâche, l'application peut exécuter une analyse incrémentielle, autrement dit, n'analyser que les fichiers qui ont été modifiés depuis le dernier lancement de la tâche. L'analyse incrémentielle permet de réduire la durée de la tâche et la charge sur le serveur SharePoint. Vous pouvez activer l'analyse incrémentielle dans les paramètres de la tâche. Si l'analyse incrémentielle est désactivée, l'application analyse tous les fichiers correspondant aux critères de la recherche.
Traitement des résultats de la recherche
Après l'exécution de la tâche, l'application crée un rapport sur les résultats de la recherche.
Chaque rapport contient un tableau contenant la liste des fichiers correspondant aux paramètres de la recherche. Le nom du rapport est généré automatiquement et correspond au nom de la tâche pour laquelle il a été créé.
Si nécessaire, vous pouvez enregistrer le rapport afin de consulter les données relatives aux résultats de la recherche sans ouvrir la Console de gestion.
Les résultats de la recherche peuvent être utilisés afin d'analyser l'état actuel de la protection des données sur SharePoint et d'apporter des modifications éventuelles à la stratégie.