Datensuche auf den SharePoint-Seiten

Die Datensuche ermöglicht eine Untersuchung der Dateien auf den SharePoint-Seiten auf Vorhandensein von Daten bestimmter Kategorien.

Mithilfe der Funktion Datensuche können Sie folgende Aufgaben lösen:

• Alle SharePoint-Seiten feststellen, auf denen aktuelle Dateien mit Daten bestimmter Kategorien gespeichert werden.
• SharePoint-Seiten gezielt auf Dateien untersuchen, die Daten bestimmter Kategorien enthalten. Somit erhalten Sie z. B. Informationen über Dateien mit Finanzdaten oder persönlichen Mitarbeiterdaten, die nicht an einem dafür geeigneten Speicherort abgelegt wurden.
• Auf den SharePoint-Seiten mithilfe von Datenkategorien nach bestimmten Dateien suchen. So können Sie z. B. Dateien finden, deren Name und Format unbekannt sind, wenn Sie wissen, welche Informationen diese Dateien enthält und auf welcher SharePoint-Webseite sie abgelegt wurden.

Während der Datensuche erhöht sich die Auslastung der SharePoint-Server. Um das Auslastungsgleichgewicht zu bewahren, kann der Administrator die Anzahl der SharePoint-Server, auf denen die Datensuche verfügbar ist, einschränken. Falls in der Spalte Status der Aufgabentabelle neben der gestarteten Aufgabe die Meldung Keine Server verfügbar angezeigt wird, wenden Sie sich an den Administrator, um die Rechte für Aufgabenstarts zu erhalten. Der Administrator ändert die Einstellungen des DLP-Moduls.

Suchaufgaben verwalten

Die Datensuche auf den SharePoint-Seiten wird mithilfe von Suchaufgaben durchgeführt.

Für jede Aufgabe können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• Art der Untersuchung (vollständig oder inkrementell);
• Datenkategorien, anhand derer die Suche durchgeführt wird;
• SharePoint-Seiten, auf denen die Suche durchgeführt wird;
• Modus und Zeitplan für den Aufgabenstart;
• Programmaktionen, wenn Dateien gefunden werden, die den Suchkriterien entsprechen.

  Beim Feststellen von Dateien werden Vorfälle erstellt und alle Informationen zum Ereignis in das Windows-Ereignisprotokoll eingetragen.

Sie können zusätzliche Suchaufgaben hinzufügen, um unterschiedliche SharePoint-Seiten auf Dateien zu untersuchen, die Daten bestimmter Kategorien enthalten. Sie können die Suchaufgabenbei Bedarf bearbeiten.

Sollten während der Datensuche die für die Suche ausgewählten Datenkategorien geändert (einige Schlüsselbegriffe entfernt oder neue Tabellendaten hinzugefügt) werden, dann wird die Suche mit den veränderten Kategorien weitergeführt. Bereits gefundene Dateien werden nicht erneut untersucht.

Die Datensuche wird im Hintergrund ausgeführt. Unabhängig vom Zeitplan für den Start der Aufgabe können Sie eine Suchaufgabe jederzeitmanuell starten oder beenden.

Systemdateien werden während der Suche nicht untersucht.

Aufgabenfortschritt wird in Form einer Anzeige dargestellt. Die Anzeige bildet den Prozentanteil der untersuchten Dateien im Verhältnis zur Gesamtanzahl der Dateien, die auf den ausgewählten SharePoint-Webseiten gespeichert wurden, ab.

Optimierung der Datensuche

Bei wiederholten Aufgabenstarts kann das Programm eine inkrementelle Untersuchung vornehmen, also nur diejenigen Dateien untersuchen, die seit dem letzten Aufgabenstart geändert wurden. Die inkrementelle Untersuchung verkürzt die Aufgabenausführung und verringert die Belastung des SharePoint-Servers. Sie können die inkrementelle Untersuchung in den Aufgabeneinstellungen aktivieren. Ist die inkrementelle Untersuchung deaktiviert, so untersucht das Programm alle Dateien, die den Suchkriterien entsprechen.

Suchergebnisse bearbeiten

Nach dem Abschluss der Aufgabe erstellt das Programm einen Bericht über die Suchergebnisse.

Jeder Bericht enthält eine Tabelle mit einer Liste von Dateien, die den Suchkriterien entsprechen. Der Berichtname wird automatisch vergeben und entspricht dem Namen der Aufgabe, nach der er erstellt wurde.

Bei Bedarf können Sie den Bericht speichern, um Suchergebnisse einsehen zu können, ohne die Management-Konsole öffnen zu müssen.

Auf der Grundlage der Suchergebnisse können der aktuelle Schutzzustand der Daten auf dem SharePoint analysiert und notfalls Änderungen bei den Richtlinien vorgenommen werden.